Om het beste uit je medewerkers te kunnen halen is goed inzicht in hun mogelijkheden en ontwikkeling onontbeerlijk. Het digitale HR-Stuursysteem® van personeelsadviseur Jan Hoogsteder geeft dit alles weer op één A4’tje en biedt alle handvatten voor gestructureerde medewerkersgesprekken.
Beoordelingsgesprekken, functioneringsgesprekken, POP-gesprekken: in organisaties zijn er verschillende momenten om met medewerkers te praten over hun ontwikkeling.“De generale systemen van brancheverenigingen om de uitkomst van die gesprekken vast te leggen, zijn echter vrij beperkt”, ervaart Jan Hoogsteder van Hodinx. “Vaak zijn deze systemen te weinig specifiek en is de informatie verspreid opgeslagen, waardoor het overzicht en procesopvolging ontbreekt. Daarom heb ik gewerkt aan een systeem dat op één A4’tje een overzicht van het functioneren, de ambities en de toekomstmogelijkheden van de medewerker geeft. Het software programma zorgt daarnaast voor de opvolging van de afspraken.”
Centraal in het Stuursysteem van Hoogsteder staat het functieprofiel van de vakgroep waarin de medewerker werkzaam is. Daarin zijn alle elementen opgenomen die betrekking hebben op verantwoordelijkheden, bevoegdheden, opleidingsplannen, vaktechnische kennis, gedragscompetenties en uit te voeren taken. “Daardoor heb je inzicht op detail omtrent de taakonderdelen of kennisgebieden die ontwikkeld kunnen worden”, legt Hoogsteder uit. “De inhoud van dat profiel wordt gemaakt door de organisatie zelf.”
Het totaalplaatje dat op deze manier ontstaat, biedt goede handvatten voor een gestructureerd jaarlijks taak- en doelstellingengesprek tussen leidinggevende en medewerker. “Doordat je de andere gesprekken overboord kunt zetten, kun je een tijdsbesparing van 50% realiseren”, rekent Hoogsteder voor. “In het gesprek kan de leidinggevende sturing geven, maar kan de medewerker ook zijn/haar ambities kwijt. De afspraken die zij samen maken, worden bovendien door het systeem gemonitord: dat is waar het in veel organisaties misgaat. Iedere maand wordt automatisch een mail gegenereerd met daarin de acties die nog openstaan. Bovendien wordt ieder half jaar een tienminutengesprek gehouden waarin medewerker en leidinggevende samen kijken of ze op koers zitten.”
Het systeem heeft nóg een voordeel: het kijkt naar alle omstandigheden die nodig zijn om een medewerker duurzaam inzetbaar te houden. Dat maakt dat de tool is erkend door het Ministerie van Sociale Zaken en ESF als instrument voor duurzame inzetbaarheid. Het kan bovendien goed gekoppeld worden aan salariëring. “Maar de grootste winst zit in verhoging van het rendement”, ervaart Hoogsteder. “Medewerkers voelen zich meer betrokken en tevreden, doordat ze weten hoe ze zich binnen de organisatie kunnen ontwikkelen. Dat maakt ze zelf verantwoordelijk voor hun promotiekansen. En tevreden medewerkers leveren een hogere productiviteit!”