Casus: de administratieve kracht die tóch mocht blijven

Soms heb je een kandidaat op wie je na een traject een beetje extra trots bent. Zo’n kandidaat was Ilonka. Omdat haar werkgever vond dat zij niet goed functioneerde en een aantal zaken drastisch moest veranderen, kreeg ze een ultimatum. Én een outplacementtraject bij mij. Ilonka pakte alle verbeterpunten zó goed op, dat ze niet weg hoefde en weer een gewaardeerde collega werd.

Het was duidelijk dat Ilonka (46) op haar werk niet meer lekker in haar vel stak. Ze werkte al bijna 25 jaar parttime op de loonadministratie bij een organisatie in zakelijke dienstverlening en kende het vak en de klanten goed. Ze was echter niet opgegroeid met automatisering, waardoor ze weerstand had tegen het nieuwe administratieve systeem van de organisatie. Daarom hield ze er een soort schaduw-workflow op na. In combinatie met de toenemende werkdruk en de vele personeelswisselingen op de afdeling zorgde dit ervoor dat ze soms moeite had om het overzicht te behouden. Daardoor miste ze af en toe dingen en had ze haar werk niet op tijd af, waardoor ze meer moest overdragen aan haar parttime collega dan eigenlijk nodig was. Met alle irritaties van dien.

Coaching of outplacement?

Er moest iets gebeuren, vond haar werkgever. Het hoofd P&O stelde Ilonka voor een coachingstraject bij mij te volgen, zodat ze de kans kreeg om te werken aan verbeterpunten. De directie was echter van mening dat ik niet een coachingstraject, maar een outplacementtraject met Ilonka zou moeten aangaan. Zo ontstond een verwarrende situatie die niet bevorderlijk was voor het proces en zeker niet voor Ilonka.

Helderheid

Ik had erg met haar te doen. De situatie thuis hielp namelijk ook niet bepaald mee: Ilonka’s man was ziek en had geen werk meer. Met drie opgroeiende kinderen zou het gezin waarschijnlijk in grote financiële problemen komen als ook Ilonka haar baan zou kwijtraken. Om helderheid in de situatie te krijgen vroeg ik een driegesprek aan bij Ilonka’s werkgever. Daarin werd afgesproken dat zij tot eind maart de tijd zou krijgen om zich te verbeteren. Liet zij haar verbetering niet in voldoende mate zien, dan zouden we alsnog overgaan op een outplacementtraject.

Aangenaam verrast

Na iedere sessie met Ilonka die daarna volgde, was ik aangenaam verrast door de reflecties die ze schreef. Daaruit bleek dat ze goed snapte wat er aan de hand was en waarom verbetering nodig was. Waarom ze niet in een bont t-shirt op het werk kon verschijnen, maar zich wat representatiever zou moeten kleden. En waarom ze echt beter moest leren werken met dat systeem. En ze handelde daar ook naar! Ze paste haar verschijning aan en vroeg een collega, die gespecialiseerd is in het automatiseringssysteem, om haar iedere vrijdag hierin te begeleiden. Bovendien leerde ze beter plannen. Door dit alles kreeg ze weer vat op de situatie. Dat maakte een wereld van verschil.

Verlossend bericht

Gelukkig bleven de veranderingen niet onopgemerkt bij haar werkgever en in maart kwam het verlossende bericht dat Ilonka kon blijven. Wat een heerlijk nieuws en wat een opluchting voor Ilonka! Momenteel coach ik haar nog op het stabiliseren. Ik zorg dat ze meer inzicht krijgt in waar ze goed in is en merk dat ze daardoor meer zelfvertrouwen krijgt. Tot mijn grote vreugde hoorde ik dat ook Ilonka’s man weer tijdelijk werk heeft. Met dit gezin gaat het dus weer de goede kant op. Het is ze van harte gegund.

Ilonka over haar traject: “De knop is om”

“Het coachingsvoorstel van P&O kwam voor mij niet als een verrassing. Zelf wist ik ook wel dat mijn werk niet zo liep als het moest. ‘Blij’ is niet het juiste woord, maar ik was wel opgelucht dat ik iets kreeg aangedragen waardoor ik kon werken aan een betere balans. Aanvankelijk vond ik het moeilijk in te schatten of ik iets aan Paulien zou hebben. Het eerste contact liep wat stroef en er was niet meteen een klik. Maar ik dacht: ‘Ze heeft er voor geleerd, dus ze zal er wel verstand van hebben’. Daarom ging ik het proces met haar aan. Toen ik daarna hoorde dat de directie liever een outplacementtraject wilde, was dat heel verwarrend. Het versterkte het gevoel dat ik faalde en ik dacht: ‘Stuur me maar weg, het heeft toch allemaal geen zin meer.’ In het gesprek met Paulien en P&O bleek dat het niet zover hoefde te komen, als ik me goed genoeg kon verbeteren. Door met die collega gericht met het systeem te gaan werken, kreeg ik overzicht en duidelijkheid. Dat was precies wat ik nodig had. Ook kreeg ik mijn planning beter op orde. Van Paulien leerde ik bovendien dat ik binnen de afdeling meer initiatief moest nemen om een gelijkwaardige collega te kunnen zijn. Maar ook dat niet iedereen hetzelfde hoeft te zijn. Ik ben niet het type dat het wiel uitvindt, maar dat hoeft ook niet: ik heb weer andere kwaliteiten en bovendien veel klantenkennis. Dat heeft me veel zelfvertrouwen gegeven. Ik ben erg blij met wat de coaching me heeft opgeleverd. Ik moet wel oppassen om niet in oude gewoontes terug te vallen, maar sta tegelijk ook open voor nieuwe. Wat dat betreft is de knop wel om.”

Ilonka’s Hoofd P&O: “We zien Ilonka’s meerwaarde weer”

“Toen ik Ilonka voorstelde om een coachingstraject te volgen, vond ik dat dit geen vrijblijvend gebeuren moest worden. Paulien kende ik via netwerkbijeenkomsten en ik wist dat zij veel ervaring heeft met functioneringstrajecten. Bovendien schatte ik haar in als een vrouw die houdt van duidelijke afspraken maken. Dat was volgens mij precies wat Ilonka nodig had. Net als de directie had ik geen groot vertrouwen in verbetering, maar ik vind altijd dat je iemand een eerlijke kans moet geven. In het begin zagen we nog weinig verandering en kwam ook bij mij de twijfel terug. Maar daarna kwam ze echt in beweging, waar ze dat voorheen niet leek te kunnen of te willen. In een maand tijd heeft ze alles superpositief opgepakt en een enorme inhaalslag gemaakt. Paulien heeft daar een belangrijke rol in gespeeld, het is een erg toegewijde coach die goed de vinger aan de pols houdt. Mede door haar coaching merken we ook dat Ilonka zich veel zekerder voelt, dat is mooi. We zien nu weer hoeveel meerwaarde ze heeft voor onze organisatie en zijn we ontzettend blij dat we haar hebben kunnen behouden!”

Ilonka’s directie: “Er loopt nu een heel ander persoon door het pand”

“Ons vak is enorm aan verandering onderhevig, in toenemende mate hebben we te maken met automatisering. Daarom hebben we diverse cursussen aangeboden aan alle medewerkers, maar Ilonka was een van de weinigen die daar geen gebruik van maakte. Ze leek de ernst en de noodzaak niet te zien en de bereidheid om zich de materie eigen te maken ontbrak, ondanks verschillende gesprekken hierover. Hoewel we niet meer verwachtten dat Ilonka haar instelling zou aanpassen, is het toch niet fijn om iemand te moeten ontslaan die 25 jaar bij je heeft gewerkt. Vandaar dat we instemden met het voorstel van P&O voor de coaching, maar wel met een ultimatum daaraan verbonden. We hadden in het verleden immers gemerkt dat vrijblijvendheid niets opleverde. Maar nu wel en dat is heel mooi om te zien! Ik spreek Ilonka persoonlijk niet zo vaak, maar zie wel dat er een heel ander persoon door het pand loopt. Rechtop en met meer zelfvertrouwen dan ze in tijden heeft gehad. Dat werkt door in alles, ook in het contact met de klanten. Kennelijk heeft Paulien de kwaliteiten die nodig zijn geweest om Ilonka in beweging te krijgen en daar zijn we uiteraard erg blij mee. Zo zie je maar weer dat er soms meer mogelijk is dan je denkt: voor ons weer iets om van te leren.”

Naar overige artikelen uit deze nieuwsbrief...

Nieuwsbrief archief